De fleste virksomheder holder events, men langtfra alle får noget ud af dem. Der bruges tid, penge og energi på en dag der føles rar, mens den kører, men som er glemt igen om en uge. Forskellen mellem et arrangement der styrker forretningen, og et der bare fylder i kalenderen, ligger sjældent i budgettet. Den ligger i planlægningen.

Et godt firmaevent er ikke en fest med et logo på. Det er et redskab der skal løse noget konkret, hvad enten det handler om at lande en aftale, styrke et team eller vise kunder hvem I er. Herunder er fire ting der afgør om dagen tæller.

Gør formålet klart før du booker lokale

Det første spørgsmål er ikke hvor eventet skal holdes, men hvorfor det holdes. Vil I fejre et resultat, præsentere en ny retning, netværke med kunder eller ryste en ny afdeling sammen? Svaret ændrer alt det andet.

Når formålet er skarpt, bliver de næste valg lette. Et kundearrangement der skal skabe tillid, ser anderledes ud end en intern kickoff der skal give energi. Book aldrig lokale eller sæt program, før I kan sige med én sætning hvad gæsterne skal tage med sig hjem. Kan I ikke det, er det for tidligt at bestille noget som helst.

Byg et program der holder gæsterne til stede

Et program der er proppet med indlæg, trætter folk. Et program uden struktur får dem til at tjekke telefonen. Den gode balance ligger et sted midtimellem, hvor der er noget fagligt indhold, plads til pauser og tid til at tale sammen uden at det hele skrider.

Tænk i skift frem for i timer. Et oplæg, en snak ved bordene, lidt bevægelse, en fælles frokost. Skift holder opmærksomheden oppe, og de uformelle mellemrum er ofte der hvor de vigtige samtaler opstår. Læg de tunge punkter tidligt, mens folk er friske, og gem det lettere til sidst på dagen.

Den rolle der styrer dagen og holder tempoet

Selv et godt program falder fra hinanden hvis ingen binder det sammen. Oplæg trækker ud, pauser skrider, og pludselig er I bagud, og stemningen daler. Her gør det en mærkbar forskel at have én person med ansvar for at dagen flyder.

Til større arrangementer, gallafester og konferencer vælger mange derfor at hyre en professionel konferencier, så ledelsen kan være gæster i deres eget event i stedet for at jonglere med mikrofon og tidsplan. Personen kender programmet, holder tempoet og sørger for at overgangene mellem punkterne sker uden dødtid. Det giver ro bag scenen og et mere samlet indtryk for gæsterne.

En erfaren vært gør flere ting på én gang i løbet af dagen:

• Byder velkommen og sætter rammen, så alle ved hvad dagen går ud på.
• Holder øje med tiden og justerer diskret hvis noget trækker ud.
• Binder punkterne sammen, så der ikke opstår akavede pauser.
• Læser stemningen i salen og skruer op eller ned efter den.
• Sikrer at eventuelle paneldebatter og spørgerunder ikke løber løbsk.

Det er detaljer, men det er dem gæsterne husker. En dag der glider, føles professionel. En dag med huller føles amatøragtig, uanset hvor godt indholdet ellers er.

Følg op bagefter så investeringen tæller

Eventet slutter ikke når gæsterne går. Den forretningsmæssige værdi ligger i høj grad i det der sker dagene efter. Fik I fulgt op på de leads der opstod? Blev de beslutninger der blev truffet, skrevet ned og fordelt?

En kort opsamling internt er tit nok. Hvad virkede, hvad haltede, og hvad tager vi med næste gang? Send gerne en hilsen til kunder og gæster mens dagen stadig er frisk i hukommelsen. Det koster lidt tid og forlænger effekten af alt det I lige har brugt kræfter på.

Husk også at måle op mod det formål I satte fra start. Hvis målet var tættere relationer til fem nøglekunder, så tjek om I faktisk kom i dialog med dem. Uden den øvelse bliver næste event et gæt frem for en forbedring.

Konklusion

Et firmaevent der styrker forretningen, opstår sjældent af sig selv. Det kræver et klart formål, et program der respekterer gæsternes tid, en der styrer dagen med sikker hånd, og en opfølgning der fanger værdien inden den forsvinder. Får I de fire ting på plads, bliver eventet mere end en hyggelig dag i kalenderen. Det bliver et redskab I kan bruge igen.